Die Warschauer Militäruniversität für Technologie (WAT) modernisiert ihre Verwaltungssysteme in Zusammenarbeit mit Axians IT Poland. Diese BU verfügt über umfassendes Fachwissen in den Bereichen Bildung und Verteidigung.
Die Warschauer Militäruniversität für Technologie (WAT) mit mehr als 9.000 Studierenden, darunter 4.000 Offiziersanwärter:innen, hat ihre Verwaltungssysteme umfassend modernisiert. Weil ihr bestehendes ERP-System (Enterprise Resource Planning) nicht mehr auf der Höhe der Zeit war, beschloss die Hochschule die Implementierung einer neuen integrierten Managementlösung, SAP S/4HANA. Unterstützt wurde sie dabei von Axians, der ICT-Marke von VINCI Energies.
Die bis dato bei der WAT eingesetzte ERP-Lösung stieß an ihre Grenzen: Mangelnde Integration zwischen den Systemen, fehlende Skalierbarkeit und Schwierigkeiten bei der Erfüllung der wachsenden Anforderungen an Verwaltung und Compliance. Dabei muss die Universität eine Vielzahl komplexer Prozesse bewältigen, die nicht nur Forschung und Lehre, sondern auch die Kontakte zu Verteidigungsministerium, anderen wissenschaftlichen Einrichtungen und Behörden betreffen.
Bereits 2020 wurden Gespräche über eine neue digitale Infrastruktur geführt. Nach Abgleich der am Markt verfügbaren Angebote und Konsultation anderer Hochschulen entschied sich die WAT für die Lösung SAP S/4HANA als Ersatz für die alte Software Comarch ERP Egeria. Grund dafür waren die Zuverlässigkeit und Flexibilität des SAP-Systems, das bereits in vielen öffentlichen Institutionen läuft und für seine hohen Qualitäts-, Sicherheits- und Compliance-Standards bekannt ist.
Ehrgeiziges Projekt
Axians IT Poland wurde mit der Projektleitung beauftragt. „Axians hat schon für eine Reihe von polnischen Hochschulen gearbeitet, darunter die Uni Warschau, die Polytechnische Hochschule Warschau und die Schlesische Universität. Außerdem verfügen wir über umfassendes Know-how bei der Implementierung komplexer Systeme“, unterstreicht Patryk Borzęcki, Business Unit General Manager bei Axians IT Poland. „Der Vertrag mit einem Nettovolumen von rund 16 Millionen Złoty (etwa 3,7 Mio. Euro) sieht die Integration zahlreicher Module sowie den Einsatz von SAP Analytics Cloud für erweiterte Berichtsfunktionen vor.”
„Die WAT positioniert sich als agile, innovative und effiziente Hochschule.“ »
Die erste Projektphase startete im März 2024 und wurde in rekordverdächtigen neun Monaten abgeschlossen. Sie umfasste die Systemkonfiguration, die Datenmigration aus dem alten ERP, die Integration bestehender Systeme, die Funktionstests sowie die Schulung von über 300 Anwender:innen.
Schnelle, konkrete Ergebnisse
Von Anfang an lief das System sehr effizient. Bis Ende März 2025 wurden schon mehr als 3.700 Anfragen über die Nutzerschnittstelle FIORI bearbeitet. „Die Verwaltungsprozesse, etwa die Zahlung der Sozialabgaben oder die Umsatzsteuererklärungen, liefen völlig reibungslos. Die Digitalisierung der Verwaltungsunterlagen (Steuern, Rechnungen) sorgt für bessere Rückverfolgbarkeit, kürzere Bearbeitungszeiten und Ressourceneinsparungen“, freut sich Lena Wójcik, SAP Project Manager bei Axians IT Poland.
Die Transformation beschränkt sich nicht allein auf digitale Tools: Sie kennzeichnet vielmehr eine strukturelle und kulturelle Weiterentwicklung der Universität. Durch die Einführung einer zentralisierten, automatisierten und modernen Standards entsprechenden Verwaltung stärkt die WAT Warschau ihre Anpassungsfähigkeit und Resilienz in einem angespannten geo- und sicherheitspolitischen Umfeld. Trotz aller Herausforderungen (Spannungen an der Grenze, Cyberangriffe, Ukraine-Krieg) hat sich die Universität für Kohärenz, Modernität und Transparenz entschieden.
Dynamisches Projekt in zwei Phasen
Der Erfolg der ersten Projektphase bereitete der zweiten Phase den Weg, die am 01.08.2025 abgeschlossen wurde. Sie umfasste die Optimierung des bestehenden Systems und die Hinzufügung neuer SAP-Module*, insbesondere FI-TV (Reisemanagement), PM (Instandhaltung), ECM by OpenText (fortschrittliches Dokumentenmanagement) und die Erweiterung der Berichtsfunktionen mit SAP Analytics Cloud. Ziel war es, die Digitalisierung interner Prozesse zu vertiefen und gleichzeitig die langfristige Skalierbarkeit der Lösung zu gewährleisten. „Wir unterstützen die WAT weiterhin und kümmern uns 36 Monate lang um Maintenance und umfassenden Support. Das gewährleistet langfristige Stabilität und Begleitung“, so Borzęcki.
Bei dem Projekt handelt es sich jedoch um weit mehr als die bloße Einführung einer neuen IT: „Die WAT definiert ihre Arbeitsweise neu, modernisiert ihre Prozesse und bekräftigt so ihren Willen, als agile, innovative und effiziente Hochschule ihren Beitrag zu Landesverteidigung und Wissenschaft zu leisten“.
*SAP-Module ermöglichen die Verwaltung der verschiedenen spezifischen Tätigkeitsbereiche eines Unternehmens: Beschaffung, Instandhaltungsmanagement, Buchhaltung, Controlling, Personalwesen usw.
14/11/2025
