En Pologne, une université se transforme grâce à un ERP nouvelle génération
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L’université militaire de technologie (WAT) de Varsovie modernise ses systèmes de gestion en partenariat avec Axians IT Poland, qui a développé une forte expertise dans le secteur de l’enseignement et de la défense.
L’université militaire de technologie (WAT) de Varsovie, qui forme plus de 9 000 étudiants, dont 4 000 élèves-officiers, a entrepris une modernisation en profondeur de ses systèmes de gestion. Pour répondre aux défis posés par un système ERP (Enterprise Resource Planning, ou « progiciel de gestion intégré » en français) vieillissant et inadapté, l’établissement a choisi de déployer une nouvelle solution de gestion intégrée, SAP S/4HANA, avec l’accompagnement d’Axians, la marque ICT de VINCI Energies.
Jusqu’alors, la WAT utilisait une solution ERP qui a montré ses limites : manque d’intégration entre les systèmes, absence d’évolutivité et difficultés à répondre aux exigences croissantes en matière de gestion et de conformité. Or l’université doit gérer une grande variété de process complexes, relatifs non seulement à la formation, mais aussi à ses relations avec le ministère de la Défense, ses partenaires scientifiques et les services publics.
Dès 2020, des discussions ont été engagées pour envisager une nouvelle infrastructure numérique. Après comparaison des offres disponibles et consultation d’autres universités, la WAT a retenu la solution SAP S/4HANA pour remplacer l’ancien système Comarch ERP Egeria. Ce choix s’appuie sur la fiabilité et la flexibilité de SAP, largement déployé dans les institutions publiques et reconnu pour répondre aux standards de qualité, de sécurité et de conformité.
Un projet ambitieux
Axians IT Poland a été sélectionné pour piloter le projet. « Fort de son expérience avec des universités en Pologne, notamment l’université de Varsovie, la Polytechnique de Varsovie et l’université de Silésie, Axians a acquis un vrai savoir-faire dans la mise en œuvre de systèmes complexes, souligne Patryk Borzęcki, Business Unit General Manager chez Axians IT Poland. Le contrat, d’un montant net d’environ 16 millions de złotys (environ 3,7 millions d’euros), prévoit l’intégration de nombreux modules ainsi que l’utilisation de SAP Analytics Cloud pour les fonctions de reporting avancé. »
« La WAT affirme sa volonté d’être un acteur agile, innovant et efficace. »
Lancée en mars 2024, la première phase du projet a été achevée en un temps record de neuf mois. Cette étape comprenait la configuration du système, la migration des données depuis l’ancien ERP, l’intégration avec les systèmes existants, les tests fonctionnels, et la formation de plus de 300 utilisateurs.
Des résultats rapides et concrets
Dès sa mise en production, le système a prouvé son efficacité. Fin mars 2025, plus de 3 700 demandes avaient déjà été traitées via l’interface utilisateur FIORI. « Les processus de gestion, tels que les règlements ZUS (Institut de Sécurité sociale) ou les déclarations de TVA, ont été réalisés sans incident. La numérisation des documents administratifs (impôts, factures d’achat) permet désormais une meilleure traçabilité, une réduction des délais de traitement et des économies de ressources », se félicite Lena Wójcik, SAP Project Manager chez Axians IT Poland.
Cette transformation ne se limite pas aux outils numériques : elle marque une évolution structurelle et culturelle de l’université. En optant pour une gestion centralisée, automatisée et conforme aux standards modernes, la WAT de Varsovie renforce sa capacité d’adaptation et sa résilience dans un contexte géopolitique et sécuritaire tendu. Malgré les défis (tensions à la frontière, cyberattaques, guerre en Ukraine), l’université a fait le choix de la cohérence, de la modernité et de la transparence.
Dynamique en deux phases
La réussite de cette première phase a ouvert la voie à une seconde étape qui a été achevée le 1er août 2025. Celle-ci comprend l’optimisation du système existant et l’ajout de nouveaux modules SAP*, notamment FI-TV (gestion des déplacements), PM (maintenance), ECM by OpenText (gestion documentaire avancée), et une extension des capacités de reporting avec SAP Analytics Cloud. L’objectif était d’approfondir la digitalisation des processus internes tout en assurant l’évolutivité de la solution à long terme. « Nous continuerons d’accompagner la WAT en assurant la maintenance et le support complet de la solution pendant trente-six mois, garantissant ainsi une stabilité et un accompagnement durable dans le temps », indique Patryk Borzęcki.
Avec ce projet, la WAT ne se contente pas d’adopter un nouveau système informatique, ajoute-t-il, « elle redéfinit son fonctionnement, modernise ses processus et affirme sa volonté d’être un acteur agile, innovant et efficace au service de la défense nationale et de la recherche ».
*Les modules SAP permettent de gérer les différentes activités spécifiques de l’entreprise : achats de produits, gestion de la maintenance, comptabilité, contrôle de gestion, ressources humaines…
14/11/2025
