Na Polônia, uma universidade se transforma graças a um ERP de última geração

A Universidade Militar de Tecnologia (WAT), localizada em Varsóvia, está modernizando seus sistemas de gestão em parceria com a Axians IT Poland, empresa que desenvolveu uma sólida experiência no setor da educação e da defesa.

A Universidade Militar de Tecnologia (WAT), em Varsóvia, responsável pela formação de mais de 9.000 estudantes, incluindo 4.000 cadetes, iniciou uma ampla modernização de seus sistemas de gestão. Diante dos desafios impostos por um sistema ERP (Enterprise Resource Planning, ou “software de gestão integrada”) obsoleto e inadequado, a instituição decidiu implementar a solução SAP S/4HANA, com o suporte da Axians, a marca de TIC da VINCI Energies.

Até recentemente, a WAT utilizava uma solução ERP que revelou diversas limitações: falta de integração entre os sistemas, ausência de escalabilidade e dificuldades para atender às crescentes exigências em gestão e conformidade. No entanto, a universidade precisa administrar uma ampla gama de processos complexos, não apenas relacionados à formação acadêmica, mas também às suas interações com o Ministério da Defesa, seus parceiros científicos e os serviços públicos.

A partir de 2020, iniciaram-se discussões sobre a adoção de uma nova infraestrutura digital. Após avaliar as opções disponíveis e consultar outras universidades, a WAT optou pela solução SAP S/4HANA para substituir o antigo sistema Comarch ERP Egeria. A escolha foi motivada pela confiabilidade e flexibilidade da SAP, amplamente implantada em instituições públicas e reconhecida por atender aos mais elevados padrões de qualidade, segurança e conformidade.

Um projeto ambicioso

A Axians IT Poland foi selecionada para liderar o projeto. “Com sua experiência junto a universidades polonesas – incluindo a Universidade de Varsóvia, a Politécnica de Varsóvia e a Universidade da Silésia – a Axians desenvolveu um sólido know-how na implementação de sistemas complexos, destaca Patryk Borzęcki, Business Unit General Manager da Axians IT Poland. O contrato, com valor líquido de aproximadamente 16 milhões de zlotys (cerca de 3,7 milhões de euros), prevê a integração de diversos módulos, além da adoção do SAP Analytics Cloud para funções avançadas de geração de relatórios.”

“A WAT reafirma sua determinação em ser um agente ágil, inovador e eficaz.”

Lançada em março de 2024, a primeira fase do projeto foi concluída em tempo recorde: nove meses. Essa etapa incluiu a configuração do sistema, a migração de dados do antigo ERP, a integração com os sistemas existentes, testes funcionais e o treinamento de mais de 300 usuários.

Resultados rápidos e concretos

Desde que entrou em operação, o sistema demonstrou sua eficácia. Até o final de março de 2025, mais de 3.700 solicitações já tinham sido processadas por meio da interface de usuário FIORI. «Os processos de gestão, como os pagamentos ZUS (Instituto de Seguridade Social) ou as declarações de IVA, foram realizados sem incidentes. A digitalização de documentos administrativos – como tributos e notas fiscais de compra – agora permite maior rastreabilidade, redução nos prazos de processamento e economia de recursos”, afirma com satisfação Lena Wójcik, SAP Project Manager na Axians IT Poland.

Esta transformação vai além da adoção de ferramentas digitais: ela representa uma evolução estrutural e cultural da universidade. Ao optar por uma gestão centralizada, automatizada e alinhada aos padrões modernos, a WAT de Varsóvia fortalece sua capacidade de adaptação e resiliência em um contexto geopolítico e de segurança tenso. Apesar das dificuldades – tensões na fronteira, ciberataques e a guerra na Ucrânia – a universidade optou pela coerência, modernidade e transparência.

Uma dinâmica em duas fases

O sucesso da primeira fase abriu caminho para uma segunda etapa, concluída em 1º de agosto de 2025. Essa nova fase envolveu a otimização do sistema existente e a incorporação de novos módulos SAP*, incluindo FI-TV (gestão de viagens), PM (manutenção), ECM by OpenText (gestão documental avançada) e a ampliação das funcionalidades de geração de relatórios com o SAP Analytics Cloud. O objetivo era aprofundar a digitalização dos processos internos, assegurando a escalabilidade da solução a longo prazo. “Continuaremos a acompanhar a WAT, oferecendo manutenção e suporte completo da solução por trinta e seis meses, garantindo assim estabilidade e um apoio sustentável e duradouro”, declara Patryk Borzęcki.

Com este projeto, a WAT não apenas adota um novo sistema informático, acrescenta ele: “Ela redefine seu funcionamento, moderniza seus processos e reafirma sua determinação em ser um agente ágil, inovador e eficaz a serviço da defesa nacional e da pesquisa”.

*Os módulos SAP permitem gerenciar diferentes atividades específicas da organização: compras de produtos, gestão de manutenção, contabilidade, controle de gestão e recursos humanos.

14/11/2025