Seit über zwanzig Jahren läuft die digitale Transformation in der eine Autostunde östlich von Stuttgart gelegenen Mittelstadt. Axians Infoma hat dafür maßgeschneiderte technische Lösungen implementiert und die Arbeitsabläufe optimiert.
Das etwa 66.000 Einwohner:innen zählende ostwürttembergische Aalen hatte schon früh große digitale Ambitionen. Mit Unterstützung des Bundesprogramms „Smart City“ gehörte sie zu den Vorreitern auf diesem Gebiet. In diesem Rahmen baute sie bereits vor über zwanzig Jahren eine Partnerschaft mit Axians Infoma auf, ein Unternehmen von VINCI Energies, um sich bei ihrer digitalen Transformation unterstützen zu lassen.
Der Startschuss fiel 2003, als die Stadt Aalen beschloss, ein eigenes Finanzsystem zu implementieren. Es ging damals um die Umstellung vom herkömmlichen Modell mit einem Rechenzentrum zu einer innovativen Softwarelösung auf eigenen Servern. Eine zukunftsweisende Entscheidung, die allerdings voraussetzte, dass schnell eigenes Know-how erworben wird.
Im Laufe der Jahre wurden mehrere strukturgebende Digitalisierungsprojekte umgesetzt, etwa die Einführung der doppelten Buchführung und eines digitalen Rechnungslegungsprozesses. Letzterer war eine wichtige Etappe, mit der die Stadtverwaltung pro Jahr mehrere Wochen Arbeitszeit spart und die Grundlagen für weitere Digitalisierungsprojekte legte.
Der jüngste Digitalisierungsschritt ist die Einführung der Plattform Infoma AppSpace. Felix Ettwein, IT-Berater und Leiter des Prozessmanagementteams bei Axians Infoma, erläutert: „Es handelt sich um ein offenes System, in etwa vergleichbar mit dem iOS beim iPhone, das die Integration zahlreicher Anwendungen ermöglicht.“
Die größte Herausforderung bestand im Übrigen in der Harmonisierung der Arbeitsmethoden der verschiedenen städtischen Dienststellen.
Von der Online-Bezahlung für die Bürger:innen bis zur Anmietung gemeindeeigener Räumlichkeiten bietet der modulare Aufbau eine maßgeschneiderte Softwarelösung für die verschiedenen Anforderungen der Stadtverwaltung. Hauptziel von AppSpace ist die Implementierung einer dezentralen Rechnungslegung. Deshalb plant Axians Infoma die schrittweise Migration unterschiedlicher Fachanwendungen, die zuvor in die primäre Finanzsoftware integriert waren. Für das städtische Personal bedeutet das einfachere Handhabung und weniger Zeitaufwand – schließlich sind die Anwendungen spezifisch auf ihre jeweiligen Aufgaben ausgerichtet.
Mensch und Prozess im Mittelpunkt
Wie die Partnerschaft mit der Stadt Aalen zeigt, bietet Axians Infoma neben Softwareentwicklung und -pflege auch Unterstützungs-, Schulungs- und Beratungsleistungen. „Auch wenn die Stadt heute unsere Finanzsoftware und unsere AppSpace-Plattform nutzt, konnte anfänglich niemand richtig damit umgehen. Und jede:r arbeitete anders“, erinnert sich Ettwein.
Die größte Herausforderung bestand im Übrigen in der Harmonisierung der Arbeitsmethoden der verschiedenen städtischen Dienststellen, insbesondere des Finanzreferats und des Gebäudemanagements.
Um Gebietskörperschaften bei der zielgerichteten, strukturierten Digitalisierung zu unterstützen, hat das Team einen spezifischen Ansatz entwickelt, der auf Prozessdesign und agile Projektmanagementmethoden ausgerichtet ist. Auf dem Programm stehen die Visualisierung und Optimierung der Arbeitsabläufe mit und ohne Software.
„Wir sind eine Softwarefirma, und mein Team und ich, wir zeigen dem Kunden einen anderen Weg auf“, fügt Ettwein hinzu. Die Botschaft ist klar: Technik kann helfen, aber nur, wenn sie die richtigen Prozesse umsetzt. Dafür muss der Mensch in den Mittelpunkt der Entwicklung gestellt werden. Eine schrittweise, angepasste Vorgehensweise ist gefragt.
Diese Methode hat sich bewährt: Im Laufe der Jahre, in denen sich Axians vom technischen Dienstleister zum strategischen Partner mauserte, erhöhten rationalisierte Arbeitsabläufe die Effizienz der Verwaltung deutlich.
Derzeit sind weitere Projekte geplant, die über Finanzthemen hinausgehen, etwa die digitale Bearbeitung von Akten, damit in allen Abteilungen Homeoffice möglich wird.
16/02/2026
