Cómo la ciudad de Aalen, en Alemania, ha llevado a cabo su transformación digital
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Hace más de veinte años, esta ciudad de tamaño medio, situada a una hora de Stuttgart, emprendió su transformación digital junto a Axians Infoma, que ha implementado soluciones técnicas personalizadas y ha optimizado los procesos de trabajo.
Con unos 66.000 habitantes, Aalen es una ciudad alemana de tamaño medio, situada a una hora en coche al este de Stuttgart, que desde muy pronto tuvo grandes ambiciones digitales. Sin duda alguna esta población, que ha contado con el apoyo del programa federal “Smart City”, es toda una pionera, ya que hace más de veinte años estableció una colaboración con Axians Informa, una empresa de VINCI Energies, para que la acompañara en su transformación digital.
El inicio de esta colaboración se sitúa en 2003, cuando la ciudad de Aalen decidió implementar su propio sistema financiero. Se trataba entonces de pasar del modelo tradicional de centro de tratamiento de datos a una solución de software innovadora instalada en sus propios servidores. Una decisión con visión de futuro, que requería la rápida adquisición de nuevas competencias internas.
A lo largo de los años, se han implementado varios proyectos digitales estructurantes, como la introducción de la contabilidad por partida doble y la implantación de un proceso de facturación digital. Gracias a este paso clave, la ciudad ha podido reducir en varias semanas el tiempo que cada año dedica a la gestión y sentar las bases para futuros proyectos digitales.
Hasta el momento, la última etapa en este camino digital ha sido la adopción de la plataforma Infoma AppSpace. Felix Ettwein, asesor en tecnologías de la información y responsable del equipo de gestión de los procesos en Axians Infoma, explica: “Se trata de un sistema abierto, comparable al ecosistema iOS de un iPhone, que permite la integración de múltiples aplicaciones”.
El mayor desafío consistió en armonizar los métodos de trabajo entre los servicios municipales.
Desde el pago en línea para los ciudadanos hasta la reserva de salas municipales, su carácter modular ofrece un software a medida para las distintas necesidades de la ciudad. Puesto que el principal objetivo de AppSpace es la implantación de un sistema de facturación descentralizado, Axians Infoma prevé la migración progresiva de distintas aplicaciones especializadas que antes estaban integradas en el software financiero principal, lo que se traduce en una mayor simplicidad de uso y un ahorro del tiempo para los funcionarios, con aplicaciones centradas específicamente en sus tareas.
Las personas y los procesos en el centro
Tal y como ilustra la colaboración con la ciudad de Aalen, aparte del desarrollo y el mantenimiento de soluciones, Axians Infoma también proporciona asistencia, formación y asesoramiento. “Aunque actualmente la ciudad utiliza nuestro software financiero y nuestra plataforma AppSpace, al principio nadie sabía realmente cómo usarlos. Y cada persona trabajaba de forma diferente”, recuerda Felix Ettwein.
El mayor desafío consistió en armonizar los métodos de trabajo entre los servicios municipales, en especial los de los departamentos de finanzas y de gestión de edificios.
Con el fin de ayudar a las autoridades locales a liderar su digitalización de forma estructurada, su equipo ha desarrollado un enfoque específico centrado en el diseño de procesos y los métodos ágiles de gestión de proyectos, que incluye la visualización y la optimización de los flujos de trabajo, con o sin software.
“Somos una empresa de software, y mi equipo y yo, sí, adoptamos un enfoque distinto con el cliente”, añade Felix Ettwein. El mensaje es claro: la tecnología puede ayudar, pero solo si integra los procesos adecuados. Y para ello, hay que situar a las personas en el centro del desarrollo, avanzar por etapas y saber adaptarse.
Este método ha demostrado su eficacia: a lo largo de los años, durante los cuales Axians Infoma ha pasado de ser un proveedor de servicios técnico a un socio estratégico, la optimización de los flujos de trabajo ha mejorado considerablemente la eficiencia administrativa.
Actualmente, entre los nuevos proyectos, más allá de las cuestiones financieras, la ciudad se ha fijado como objetivo el tratamiento digital de los expedientes para que todos los departamentos sean compatibles con el teletrabajo.
16/02/2026
