En Polonia, una universidad se transforma gracias a un ERP de última generación

La Universidad Militar de Tecnología (WAT) de Varsovia moderniza sus sistemas de gestión en colaboración con Axians IT Poland, que acumula una amplia experiencia en los sectores de la enseñanza y la defensa.

La Universidad Militar de Tecnología (WAT) de Varsovia, que forma a más de 9.000 estudiantes, entre ellos 4.000 cadetes, ha emprendido una profunda modernización de sus sistemas de gestión. Para dar respuesta a los retos que plantea un sistema ERP (Enterprise Resource Planning o “sistema de planificación de recursos empresariales”) obsoleto e inadecuado, el centro decidió implementar una nueva solución de gestión integrada, SAP S/4HANA, con el acompañamiento de Axians, la marca TIC de VINCI Energies.

Hasta ese momento, la WAT utilizaba una solución ERP que presentaba algunas limitaciones: falta de integración entre los sistemas, ausencia de escalabilidad y dificultades para dar respuesta a las crecientes exigencias en materia de gestión y de cumplimiento normativo. La universidad tiene que gestionar una gran variedad de complejos procesos, relacionados no solo con la formación, sino también con sus relaciones con el Ministerio de Defensa, sus socios científicos y los servicios públicos.

En 2020 se iniciaron las conversaciones para explorar una nueva infraestructura digital. Tras comparar las ofertas disponibles y consultar con otras universidades, la WAT eligió la solución SAP S/4HANA para sustituir el antiguo sistema Comarch ERP Egeria. Esta decisión se basó en la fiabilidad y flexibilidad de SAP, ampliamente implantado en instituciones públicas y reconocido por cumplir con los estándares de calidad, seguridad y cumplimiento normativo.

 Un proyecto ambicioso

Axians IT Poland fue seleccionada para dirigir el proyecto. “Gracias a su experiencia con varias universidades en Polonia, en concreto la Universidad de Varsovia, la Politécnica de Varsovia y la Universidad de Silesia, Axians ha adquirido una considerable experiencia en la implementación de sistemas complejos”, subraya Patryk Borzęcki, Business Unit General Manager en Axians IT Poland. “El contrato, que asciende a una cifra neta de unos 16 millones de złotys (unos 3,7 millones de euros), contempla la integración de numerosos módulos, así como el uso de SAP Analytics Cloud para las funciones de reporting avanzado”.

“La WAT afirma su voluntad de ser un actor ágil, innovador y eficiente”

Lanzada en marzo de 2024, la primera fase del proyecto se completó en un tiempo récord de nueve meses. Esta fase incluyó la configuración del sistema, la migración de datos desde el antiguo ERP, la integración con los sistemas existentes, las pruebas funcionales y la formación de más de 300 usuarios.

Resultados rápidos y concretos

Desde su puesta en funcionamiento, el sistema ha demostrado claramente su eficacia. A finales de marzo de 2025, ya se habían tramitado más de 3.700 solicitudes a través de la interfaz de usuario FIORI. “Los procesos de gestión, como los pagos al ZUS (Instituto de la Seguridad Social) o las declaraciones del IVA, se han llevado a cabo sin incidentes. La digitalización de los documentos administrativos (impuestos, facturas de compra) comporta una mejor trazabilidad, una reducción de los plazos de tramitación y un ahorro de los recursos”, se felicita Lena Wójcik, SAP Project Manager en Axians IT Poland.

Esta transformación no se limita a las herramientas digitales, sino que supone una evolución estructural y cultural de la universidad. Al optar por una gestión centralizada, automatizada y conforme con los estándares modernos, la WAT de Varsovia refuerza su capacidad de adaptación y su resiliencia en un contexto geopolítico y de seguridad complejo. A pesar de los retos (tensiones en la frontera, ciberataques, guerra en Ucrania), la universidad ha apostado por la coherencia, la modernidad y la transparencia.

Dinámica en dos fases

El éxito de esta primera fase allanó el camino para una segunda etapa, que finalizó el 1 de agosto de 2025. Esta incluye la optimización del sistema existente y la incorporación de nuevos módulos SAP*, en particular con FI-TV (gestión de desplazamientos), PM (mantenimiento), ECM by OpenText (gestión documental avanzada) y con una ampliación de las capacidades de reporting con SAP Analytics Cloud. El objetivo era digitalizar todavía más los procesos internos garantizando al mismo tiempo la escalabilidad de la solución a largo plazo. “Seguiremos acompañando a la WAT mediante el mantenimiento y el soporte completo de la solución durante treinta y seis meses, garantizando así estabilidad y un acompañamiento duradero en el tiempo», indica Patryk Borzęcki.

Con este proyecto, la WAT no se limita a adoptar un nuevo sistema informático, añade, “sino que redefine su funcionamiento, moderniza sus procesos y afirma su voluntad de ser un actor ágil, innovador y eficiente al servicio de la defensa nacional y la investigación”.

*Los módulos SAP permiten gestionar las distintas actividades específicas de la empresa: compra de productos, gestión del mantenimiento, contabilidad, control de la gestión, recursos humanos, etc.

14/11/2025