Automatisation des tâches au travail, facilitateur de productivité

Les nouvelles technologies offrent des gains de productivité à condition de transformer l’organisation de l’entreprise. Axians a développé une approche autour de trois mots-clés : organiser, guider et automatiser.

L’augmentation de la productivité est l’une des clés de la compétitivité des entreprises. Un chemin qui n’est pas toujours aisé à emprunter et sur lequel les obstacles sont souvent liés aux méthodes et aux process. « L’organisation du travail, souvent en silos dans nombre d’entreprises, et un contexte sans cesse évolutif ainsi que des contenus et informations plus difficiles à trouver ne facilitent pas les gains de productivité », constate Mathias Alleyn, Workspace Solution Strategist à Axians Belgium.

« Le point crucial est de faciliter l’usage pour l’utilisateur final, c’est-à-dire le collaborateur. »

Les gisements de productivité se trouvent classiquement dans les activités répétitives et à faible valeur ajoutée. Celles-ci sont hélas encore légion et source de démotivation des collaborateurs. L’automatisation des tâches peut être une solution. Mais elle reste encore trop souvent négligée par l’entreprise. 

Au-delà de l’image d’une robotisation menaçante, l’automatisation du travail est très intéressante, non seulement pour l’entreprise mais aussi pour le salarié. En se déchargeant de certaines tâches rébarbatives et chronophages, les collaborateurs peuvent en effet gagner un temps précieux et se consacrer à des activités plus intéressantes… et plus productives. 

Guichet unique

« Dans bien des cas, l’informatique est un facilitateur pour atteindre la plupart des objectifs de l’entreprise, dont l’amélioration de la productivité. Mais pour cela, il faut transformer son organisation », avance Mathias Alleyn. A cette fin, Axians, la marque ICT de VINCI Energies, a développé une approche structurée dans ce domaine autour de trois mots-clés : organiser, guider et automatiser le lieu de travail. Ce dernier est composé de quatre éléments clés : les utilisateurs, les appareils (ordinateurs, smartphones…), les applications et les données.

« Si les trois derniers éléments recouvrent des formes très variées, ils ne présentent pas de difficultés majeures en matière de gains de productivité. Le plus crucial en revanche est de faciliter l’usage pour l’utilisateur final, c’est-à-dire le collaborateur. Autrement dit, proposer comme espace de travail une sorte de guichet unique où toutes les tâches peuvent être facilement menées », explique le spécialiste d’Axians.

Et Mathias Alleyn de préciser : « Si la solution concerne en priorité le travail de bureau, dans certains cas, elle peut également être utile aux travailleurs en usine. Tout dépend des tâches que ces derniers doivent accomplir. Après analyse des besoins, nous pouvons personnaliser l’automatisation. »

Micro-applications

Après cette phase d’organisation du travail, les étapes suivantes consistent à guider de façon optimale l’utilisateur dans ses différentes tâches et d’en automatiser la réalisation. « On peut comparer cela aux systèmes développés par les applications de type Facebook, Twitter et autres LinkedIn qui poussent des informations selon vos attentes ou besoins », détaille Mathias Alleyn.

Des micro-applications fournissent ainsi aux utilisateurs des informations (alertes, notifications…) basées sur les flux qui se rapportent aux actions qu’ils doivent effectuer via, par exemple, Workday, Salesforce ou Office 365. Cet outil, très efficace pour augmenter la productivité, est baptisé en interne chez Axians « Intelligent Modern Workspace ».

« Reste ensuite à étendre au maximum ce processus d’automatisation à toutes les tâches qui s’y prêtent. Pour ce faire, il peut être nécessaire de créer plusieurs applications », note Mathias Alleyn qui a développé cette solution pour plusieurs clients, dont une société d’ingénierie.

« Dans cette entreprise, les ingénieurs et concepteurs utilisent des applications très gourmandes en ressources via des postes de travail coûteux et encombrants. Lorsque des événements extrêmes, comme le confinement lié à la pandémie de Covid-19, empêchent l’accès aux bureaux, ce type de personnel se retrouve dans l’incapacité de travailler. »

Pour résoudre ce problème, l’équipe de Mathias Alleyn a décidé de centraliser tous les utilisateurs concernés sur une seule plateforme « Workspace » donnant accès à tout type d’application (mobile, local, SaaS, Web, Virtual Desktop Infrastructure) et sur n’importe quel appareil utilisateur (Mac, Linux, Windows ou Android).

« En ayant toute la puissance de l’ordinateur en back-end plutôt que sur des postes de travail individuels, la plateforme permet de mettre à disposition les applications de CAO 3D les plus gourmandes en ressources pour les utilisateurs les plus exigeants », assure le Workspace Solution Strategist, qui souligne que ce type d’environnement est accessible 24h/24 et 7j/7.

Dernier atout de ce type de solution selon Mathias Alleyn : « Avec les micro-applications, l’intelligence de la plateforme permet de personnaliser le travail de chacun et ainsi de gagner environ 1 à 2 heures de temps de travail par semaine et par personne. Le client prévoit déjà d’automatiser davantage de flux de travail via cette plateforme. »

11/03/2021