Ny teknik erbjuder produktivitetsvinster förutsatt att företagen förändrar sin organisation. Axians har utvecklat ett tillvägagångssätt kring tre nyckelord – organisation, vägledning och automatisering.

En av nycklarna till ett företags konkurrenskraft är ökad produktivitet. En väg som inte alltid är lätt att gå med hinder ofta kopplade till metoder och processer. “En del saker hindrar produktivitetsvinster. Med det menar jag organisationen, som ofta är silobaserad i många företag, behovet av att ständigt byta sammanhang och det faktum att innehåll och information blir allt svårare att hitta”, säger Mathias Alleyn, Workspace Solution Strategist hos Axians i Belgien.

“Det viktigaste är att underlätta användningen för slutanvändaren, det vill säga den anställde.”

Produktivitetskällorna finns traditionellt sett i repetitiva aktiviteter med lågt mervärde. Tyvärr finns det fortfarande många sådana aktiviteter och de har en demotiverande effekt på anställda. Arbetsautomatisering kan erbjuda en lösning. Men det förbises alltför ofta av företag. 

Utöver bilden av en hotfull robotisering är automatiseringen av arbetet mycket intressant, inte bara för företaget utan även för medarbetarna. Genom att avlasta vissa tråkiga och tidskrävande uppgifter, kan de anställda verkligen spara värdefull tid och istället ägna sig åt mer intressant och mer produktiv verksamhet. 

 

One-stop-shop eller en gemensam kontaktpunkt

“I många fall underlättar IT för att uppnå de flesta av företagets mål, inklusive förbättring av produktiviteten. Men för att uppnå detta måste man förändra sin organisation”, argumenterar Mathias Alleyn. För detta ändamål har Axians, ICT-varumärket för VINCI Energies, utvecklat en strukturerad strategi inom detta område kring tre nyckelord – organisera, vägleda och automatisera arbetsplatsen. Automatisering av arbetsplatsen består av fyra viktiga delar – användare, enheter (datorer, smartphones, etc.), applikationer och data.

”Även om de sista tre delarna täcker en mängd olika former, utgör de inte stora svårigheter när det gäller produktivitetsvinster. Det viktigaste är dock att underlätta användningen för slutanvändaren, det vill säga den anställde. Med andra ord att tillhandahålla ett slags one-stop-shop som en arbetsyta där alla uppgifter enkelt kan utföras”, förklarar Axians specialist.

Mathias Alleyn förtydligar – “Även om lösningen i första hand gäller kontorsarbete kan det i vissa fall också vara användbart för arbetare på fabrik. Allt beror på vilka uppgifter de måste utföra. Efter att ha analyserat behoven kan vi anpassa automatiseringen.”

 

Mikroapplikationer

Efter denna fas av organisation av arbetet består följande steg av att optimalt vägleda användaren i dennes olika uppgifter och implementera automatiseringen. “Vi kan jämföra detta med system som utvecklats av applikationer som Facebook, Twitter och andra likt LinkedIn som driver information enligt användarnas förväntningar eller behov”, förklarar Mathias Alleyn.

Mikroapplikationer förser således användare med information (varningar, aviseringar etc.) baserat på flöden som relaterar till de åtgärder de behöver utföra via till exempel Workday, Salesforce eller Office 365. Detta verktyg, som är mycket effektivt för att öka produktiviteten, kallas internt på Axians “Intelligent Modern Workspace”.

“Nästa sak att göra är att utvidga denna automatiseringsprocess så mycket som möjligt till alla uppgifter som är lämpliga för den. För att kunna göra detta kan det vara nödvändigt att skapa flera applikationer”, konstaterar Mathias Alleyn som utvecklat den här lösningen för flera kunder, inklusive ett ingenjörsbolag.

“I det här bolaget använder ingenjörer och designers mycket resurskrävande applikationer via dyra och skrymmande arbetsstationer. När extrema händelser, till exempel den nedstängning som är kopplad till covid-19-pandemin, förhindrar tillgång till kontor, blir denna kategori av personal oförmögna att arbeta.”

För att lösa detta problem bestämde Mathias Alleyns team att centralisera alla berörda användare på en enda plattform “Workspace”, vilken ger åtkomst till alla typer av applikationer (mobil, lokal, SaaS, webb, Virtual Desktop) och på alla användarenheter (Mac, Linux, Windows eller Android).

“Genom att ha all kraft i datorn i back-end snarare än på enskilda arbetsstationer, gör plattformen det möjligt att tillhandahålla de mest resurskrävande 3D-CAD-applikationerna för de mest krävande användarna”, försäkrar Alleyn, han betonar även att denna typ av miljö är tillgänglig dygnet runt.

Den slutliga fördelen med denna typ av lösning enligt Mathias Alleyn – “Med mikroapplikationerna gör plattformens intelligens det möjligt att anpassa varje individs arbete och därmed spara cirka en till två timmars arbetstid per vecka och person. Kunden planerar redan nu att automatisera flera arbetsflöden via denna plattform.”

11/03/2021