A automatização das tarefas no trabalho como facilitador da produtividade

As novas tecnologias possibilitam ganhos de produtividade, desde que a organização da empresa seja transformada. A Axians desenvolveu uma abordagem baseada em três palavras-chave: organizar, guiar e automatizar.

Aumentar a produtividade é uma das chaves para a competitividade das empresas. Um caminho nem sempre fácil de trilhar e onde os obstáculos estão muitas vezes relacionados a métodos e processos. “Fatores como uma organização em silos em muitas empresas, um contexto em constante evolução, e conteúdos e informações mais difíceis de encontrar não facilitam os ganhos de produtividade“, observa Mathias Alleyn, Workspace Solution Strategist na Axians Belgium.

“O ponto crucial é facilitar o uso para o usuário final, isto é o colaborador.” 

Tipicamente, pode-se ganhar produtividade nas atividades repetitivas e de baixo valor agregado, que, infelizmente, ainda são a maioria, gerando desmotivação para os funcionários. A automatização de tarefas pode ser uma solução. Mas muitas empresas ainda a ignoram.

Se olharmos para além da imagem de uma robotização ameaçadora, vemos que a automatização do trabalho é muito interessante, não só para a empresa, mas também para os funcionários. Liberados de certas tarefas alienantes e demoradas, os funcionários podem de fato economizar um tempo precioso e dedicar-se a atividades mais interessantes… e mais produtivas. 

Balcão único 

“Em muitos casos, a informática é um facilitador para alcançar a maioria das metas da empresa, incluindo a melhoria da produtividade. Mas para tal, você tem que transformar sua organização”, explica Alleyn. Neste intuito, a Axians, a marca TIC da VINCI Energies, desenvolveu uma abordagem estruturada em torno de três palavras-chave: organizar, orientar e automatizar o local de trabalho. Este é composto por quatro elementos centrais: os usuários, os dispositivos (computadores, smartphones…), as aplicações e os dados.

“Os três últimos elementos revestem formas muito diversas, mas não apresentam grandes dificuldades em termos de ganhos de produtividade. O mais crucial, entretanto, é facilitar o uso para o usuário final, isto é o colaborador. Por outras palavras, disponibilizar como espaço de trabalho uma espécie de balcão único onde todas as tarefas podem ser facilmente realizadas”, explica o especialista da Axians.

Mathias Alleyn acrescenta: “Embora a solução seja principalmente destinada ao trabalho de escritório, em alguns casos ela também pode ser útil para os trabalhadores da fábrica. Tudo depende das tarefas que eles têm que realizar. Depois de analisar as necessidades, podemos personalizar a automatização. » 

Micro aplicativos

Após esta fase de organização do trabalho, os passos seguintes consistem em orientar o usuário de forma ideal em suas diferentes tarefas e automatizar sua realização. “Isto pode ser comparado aos sistemas desenvolvidos por aplicativos como Facebook, Twitter e LinkedIn, que realçam informações de acordo com suas expectativas ou necessidades“, explica Mathias Alleyn.

Os micro aplicativos fornecem aos usuários informações (alertas, notificações, etc.) baseadas nos feeds relacionados com as ações que devem fazer através, por exemplo, do Workday, Salesforce ou Office 365. Esta ferramenta, muito eficaz para aumentar a produtividade, é chamada internamente na Axians de “Intelligent Modern Workspace”.

“O próximo passo é incluir neste processo de automatização o máximo de tarefas possíveis, o que pode requerer o desenvolvimento de vários aplicativos“, observa Mathias Alleyn, que desenvolveu a solução para diversos clientes, incluindo uma empresa de engenharia.

“Nesta empresa, os engenheiros e projetistas utilizam aplicativos que consomem muitos recursos porque suas estações de trabalho são caras e pouco práticas. Quando eventos extremos, como a quarentena da pandemia de Covid-19, impedem o acesso aos escritórios, esse pessoal fica sem poder trabalhar.”

Para resolver este problema, a equipe de Mathias Alleyn decidiu centralizar todos os usuários em uma única plataforma “Workspace” dando acesso a qualquer tipo de aplicativo (móvel, local, SaaS, Web, Virtual Desktop Infrastructure) e em qualquer dispositivo do usuário (Mac, Linux, Windows ou Android).

“Colocando toda a potência do computador no back-end e não nas estações de trabalho individuais, a plataforma permite disponibilizar os aplicativos de CAD 3D mais intensivos em recursos para os usuários mais exigentes“, garante o Workspace Solution Strategist, que aponta que este tipo de ambiente é acessível 24/7.

Outra vantagem deste tipo de solução, segundo o Mathias Alleyn: “Com os micro aplicativos, a inteligência da plataforma permite personalizar o trabalho de cada indivíduo e assim economizar aproximadamente 1 a 2 horas de tempo de trabalho por semana e por pessoa. O cliente já está planejando automatizar mais fluxos de trabalho através desta plataforma.”

11/03/2021