Det militärtekniska universitet WAT i Warszawa moderniserar sina administrativa system i partnerskap med Axians IT Poland, som har utvecklat stor expertis inom utbildnings- och försvarssektorn.
Det militärtekniska universitetet WAT i Warszawa utbildar över 9 000 studenter, varav 4 000 officerselever och där har nu påbörjats en djup modernisering av de administrativa systemen. I syfte att anta utmaningarna som ett föråldrat och icke-anpassat ERP-system innebar (Enterprise Resource Planning, eller företagsresursplanering), valde WAT att rulla ut ett nytt integrerat kontrollsystem, SAP S/4HANA, tillsammans med Axians, VINCI Energies’ IKT-varumärke.
Tidigare använde WAT en ERP-lösning som visat sina begränsningar: brist på kompatibilitet mellan systemen, brist på utvecklingsmöjligheter och svårigheter att leva upp till de växande kraven i frågan om datahantering och regelefterlevnad. Universitetet måste hantera många komplexa processer, inte bara kopplade till utbildning, utan också till förbindelserna med försvarsministeriet, forskarpartners och offentliga tjänster.
Redan 2020, påbörjades diskussioner om en möjlig ny digital infrastruktur. Efter att ha jämfört olika tillgängliga erbjudanden i samråd med andra universitet, valde WAT lösningen SAP S/4HANA som ersättare till det tidigare systemet Comarch ERP Egeria. Detta val bygger på SAP:s pålitlighet och flexibilitet, vilket illustreras av dess spridning bland offentliga institutioner där lösningen är välkänd för att vara kvalitativ, säker och regelmässigt korrekt.
Ett ambitiöst projekt
Axians IT Poland blev utvalda för att leda projektet. ”Företaget har stor erfarenhet av andra universitet i Polen, bland annat universitet i Warszawa, Tekniska högskolan i Warszawa och universitet i Silesia, vilket har lärt oss det som krävs för att installera komplexa system, understryker Patryk Borzęcki, Business Unit General Manager på Axians IT Poland. Kontraktet motsvarar en summa på sexton miljoner złotys (cirka 3,7 miljoner euro), och innefattar flera olika moduler samt användningen av SAP Analytics Cloud för avancerade rapporteringsfunktioner.”
”WAT bekräftar vår strävan efter att vara en agil, innovativ och effektiv aktör.”
Projektet lanserades i mars 2024, och en första fas avslutades på rekordtiden nio månader. Den etappen inbegrep systemkonfigurering, datamigration från det tidigare ERP-systemet, integreringen med de existerande systemen, funktionella tester, och utbildningen av över 300 användare.
Snabba och konkreta resultat
Från första början kunde systemet visa hur effektivt det var. I slutet av mars 2025, hade över 3 700 förfrågningar behandlats av användarplattformen FIORI. ”Administrativa processer, såsom ZUS-regelverken (Försäkringskassan) och momsdeklarationerna har implementerats utan problem. Digitaliseringen av administrativa dokument (skattedeklarationer, inköpsfakturor) gör det idag möjligt att förbättra spårbarheten, reducera behandlingstiden och spara på resurserna”, berättar Lena Wójcik, SAP Project Manager på Axians IT Poland.
Denna omställning innefattar inte bara digitala verktyg: den markerar en strukturell och kulturell utveckling av universitetet. Genom att välja en centraliserad och automatiserad förvaltning som lever upp till moderna standarder, stärker WAT i Warszawa sin kapacitet och sin motståndskraft i det aktuella geopolitiska, spända säkerhetsläget. Trots utmaningarna (spänningar vid gränsen, cyberattacker, kriget i Ukraina), har universitetet valt sammanhållning, modernitet och öppenhet och insyn.
Tvåstegsdynamism
Den första fasens framgång öppnade vägen för en andra fas som avslutades den 1a augusti 2025. Denna fas innebar att det existerande systemet optimerades och att bland annat två nya SAP*-moduler lades till: FI-TV (rörlighetshantering), PM (underhåll), ECM av OpenText (avancerad dokumenthantering), samt utvidgad rapporteringskapacitet med SAP Analytics Cloud. Målet var att fördjupa digitaliseringen av interna processer samtidigt som lösningen ska gå att utvecklas långsiktigt. ”Vi kommer fortsättningsvis att stå vid WAT:s sida och sköta underhållet och tillhandahålla komplett support för lösningen under trettiosex månaders tid, vilket garanterar stabilitet och hållbart stöd över tid”, påpekar Patryk Borzęcki.
I och med detta projekt, nöjer sig inte WAT med att implementera ett nytt IT-system, tillägger han, ”vi omdefinierar dess fungerande, moderniserar processerna och bekräftar vår strävan efter att vara en agil, innovativ och effektiv aktör som arbetar i det nationella försvarets och forskningens tjänst.”
*SAP-modulerna gör det möjligt för ett företag att sköta verksamheternas olika specificiteter: produktinköp, underhållsskötsel, redovisning, administration, mänskliga resurser…
14/11/2025
