I över tjugo år har denna mellanstora stad ungefär en timme från Stuttgart drivit fram en digital omställning tillsammans med Axians Infoma som installerat anpassade tekniska lösningar och optimerat arbetsprocesser.
Aalen, som har drygt 66 000 invånare och därmed är en mellanstor tysk stad ungefär en timme öster om Stuttgart visade tidigt omfattande digitala ambitioner. Med stöd av det nationella programmet ”Smart City”, är staden en pionjär och det var just för att få hjälp med den digitala omställningen som ett partnerskap knöts med Axians Infoma, ett av VINCI Energies’ företag, för över tjugo år sedan.
Partnerskapet lanserades under 2003 när staden Aalen bestämde sig för att implementera ett eget finansiellt system. Tanken var att ställa om från den tidigare, klassiska modellen med centrala beräkningar till en innovativ mjukvaru-baserad lösning som installerades på egna servrar. Beslutet var framtidsinriktat och krävde då att få ny kompetens internt.
Under årens lopp har flera strukturella digitala projekt genomförts, som till exempel dubbel bokföring och införandet av en ny digital faktureringsprocess som i sig blev en nyckeletapp tack vare vilken staden tjänar in flera veckors arbete varje år. Dessutom har systemet skapat en digital grund att bygga framtida projekt på.
Den senaste etappen på denna digitala resa har varit implementeringen av plattformen Infoma AppSpace. Felix Ettwein, IT-konsult och ansvarig för processhantering på Axians Infoma, förklarar: ”Det är ett öppet system som kan jämföras med iOS-ekosystemet i en iPhone, och som gör det möjligt att integrera många olika applikationer”.
Den största utmaningen har varit att harmonisera arbetsmetoderna på stadens olika avdelningar.
Systemet gör det möjligt för invånarna att utföra onlinebetalningar och för anställda att boka kommunala utrymmen och dess modulära egenskaper innebär att mjukvaran kan anpassas till stadens olika behov. AppSpaces främsta syfte är att erbjuda en decentraliserad fakturering men Axians Infoma planerar också att flytta över olika specialiserade applikationer som tidigare varit en del av det finansiella systemet. Målet är att förenkla processerna så att de som jobbar på kommunen kan spara tid genom att använda applikationer som fokuserar på just deras uppgifter.
Människan och processerna i centrum
Utöver utvecklingen och underhållet av dessa digitala lösningar innebär partnerskapet med staden Aalen också att Axians Infoma erbjuder stöd, utbildning och rådgivning. ”Idag använder staden vår finansiella mjukvara och vår plattform AppSpace, men i början var det ingen som visste hur de skulle göra. Och varje enskild person arbetade på olika sätt”, minns Felix Ettwein.
Den största utmaningen har varit att just harmonisera arbetsmetoderna på stadens olika avdelningar och i synnerhet där man arbetade med finans och fastighetsskötsel.
I syfte att hjälpa dessa kommunala myndigheter att driva igenom en digitalisering på ett strukturerat sätt, har arbetslaget utvecklat ett särskilt tillvägagångssätt som går ut på att skapa processer och metoder som gör projekthanteringen i sig flexibel. Vad det innebär? Att visualisera och optimera arbetsflödena, med eller utan mjukvara.
”Vi är ett företag som tar fram mjukvaror, men tillsammans med mitt arbetslag är mitt mål att hjälpa kunden ut på en ny resa”, tillägger Felix Ettwein. Hans budskap är tydligt: teknik kan vara till hjälp, men endast om den inbegriper de rätta processerna. Och för att det ska vara fallet, måste människor stå i centrum för utvecklingen och det är viktigt att arbeta i etapper och att anpassa sig.
Metoden har visat sig vara effektiv. Under årens lopp har Axians Infoma gått från att endast ha varit en tillhandahållare av tekniska tjänster, till att bli en strategisk partner som bidragit till att rationalisera arbetsflöden, vilket lett till ökad administrativ effektivitet.
Utöver finansiella frågor riktar staden nu in sig på att digitalisera alla ärenden så att samtliga avdelningars uppgifter också kan utföras hemifrån.
16/02/2026
